Kongress der Projekte

Zielsetzung In einem großen Veränderungsprozess sind viele Projekte aufgesetzt worden. Diese Projekte sollen besser miteinander verzahnt werden und es soll während des Kongresses festgestellt werden: Sind das die richtigen Projekte und treffen sie den Kern der gewünschten Veränderung?

Dauer 1–2 Tage (zzgl. Vor- und Nachbereitungszeit)

Teilnehmerzahl Alle Projektverantwortlichen, die Geschäftsführung und, falls vorhanden, weitere für den Erfolg des Veränderungsprozesses verantwortliche Personen.

Vorgehensweise

1. Die für den Veränderungsprozess Verantwortlichen ermitteln alle Projekte, die für den Veränderungsprozess relevant sind.

2. Die für die jeweiligen Projekte Verantwortlichen werden gebeten, in einem „Projektsteckbrief “ den Zustand des Projekts zu beschreiben.

3. Alle Projektsteckbriefe werden mit der Einladung und der Agenda für den „Kongress der Projekte“ an alle Teilnehmer versandt.

4. Alle Teilnehmer haben die Aufgabe, die folgenden Fragen zu beantworten: „Welchen Verbesserungsvorschlag habe ich für das jeweilige Projekt? Bei welchem Projekt kann ich keinen Nutzen erkennen? Welches Projekt fehlt mir?“

5. Der Kongress findet statt. Alle Projekte sind mit den Steckbriefen auf Pinnwänden angebracht. Es gibt eine Fläche, auf der die „fehlenden Projekte“ notiert werden.

6. Die Kongressleitung eröffnet und stellt die Idee und die Ziele des Kongresses vor. Sie bedankt sich ausdrücklich bei allen Beteiligten für die Vorarbeit, die sie geleistet haben.

7. Die Kongressleitung stellt die erste Aufgabe: „Bitte nutzen Sie diesen Kongress wie eine Ausstellung. Sie kennen die Bilder der Ausstellung (Projektsteckbriefe) und Sie dürfen jetzt alle Ihre Kommentare an die Bilder kleben. Tun Sie das jetzt. Gerne können Sie während Ihres Rundgangs mit den anderen Teilnehmern des Kongresses sprechen.“

8. Die Kongressleitung stellt die zweite Aufgabe: „Alle Projektverantwortlichen (Maler) haben jetzt die Zeit, Ihre Kommentare zu verarbeiten und zu entscheiden, was sie im Anschluss von den Kongressteilnehmern wünschen. Die Teilnehmer, die keine Projektleiter sind, stehen den Projektleitern in dieser Zeit für Nachfragen etc. zur Verfügung.“

9. Die Projektverantwortlichen, die Wünsche an die Kongressteilnehmer haben, äußern ihre Wünsche und es wird gemeinsam überlegt, ob und wie die Wünsche erfüllt werden können. Hier ist eine starke Moderation durch einen erfahrenen Moderator erforderlich.

10. Die Kongressleitung klärt gemeinsam mit den Teilnehmern, sofern sich auf der Fläche der „fehlenden Projekte“ Inhalte befinden, welche Projekte davon bearbeitet werden und wer dafür die Verantwortung übernimmt.

11. Der Kongress wird mit Dank, Jubel und einem Festessen beendet.

12. Die Redaktion einer Sonderausgabe der Mitarbeiterzeitung, die den gesamten Prozess begleitet hat, erstellt eine Sonderausgabe „Unser Herz schlägt immer lauter“. Diese Ausgabe wird an alle Mitarbeiter verteilt.

 
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