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Das Kennzahlenschema

Bei einem Kennzahlenschema werden Kennzahlen zu Inputgrößen für übergeordnete Kennzahlen-Kombinate, diese wiederum zur Inputgröße und sofort, bis eine Resultante als zentraler Aussagewert des Schemas entsteht. Es werden alle Inputgrößen benötigt, denn alle sind mathematisch mit einander verknüpft. Fehlt eine Größe, so könnte das Endergebnis des Schemas nicht berechnet werden, es sei denn, die fehlende Inputgröße wird durch ein Provisorium ersetzt, z. B. durch den Vormonatswert.

Bei der Entwicklung von Kennzahlensystemen, sofern sie nicht im Zeitverlauf sukzessive entstehen, ist – das liegt auf der Hand – die Informationsnachfrage der Ausgangspunkt: Wer benötigt wann welche Information? Was gilt es, durch Kennzahlen zu beobachten? Welche operativen bzw. strategischen Entscheidungen können durch ein Kennzahlensystem „besser“ getroffen werden als ohne?

Der zweite Aspekt ist die Informationsverfügbarkeit. Kennzahlensysteme benötigen Inputdaten gleichbleibender Verlässlichkeit. Mehr noch als bei der Fortschreibung einzelner, regelmäßig ermittelter Kennzahlen sind bei einem Kennzahlensystem Fehlerquellen nur schwer zu erkennen. Eine fehlerhafte Inputgröße wird sich im System, sofern Kennzahlen höherer Aggregationsstufen Kennzahlen geringerer Stufen implizieren, fortschreiben. Neben der grundsätzlichen Verfügbarkeit der Information ist somit auch auf gleichbleibende Qualität zu achten.

Der dritte Aspekt sind die Rechenmethode bzw. die Erstellungsregel. Sind die mathematischen Verknüpfungen korrekt und ist der Zeitbezug konsistent (Tag, Monat usw.), können Folgefehler ausgeschlossen werden?

Als vierter und letzter Aspekt spielt die Frage der Darstellung der Ergebnisse eine Rolle. Das sich insbesondere sozio-empathisch geprägte Personen, etwa die Verkäufer, nicht von einem Blatt voller Zahlen angezogen fühlen, ist einsichtig. Aber auch die Vertriebs- und die Unternehmensleitung will durch eine lesefreundliche Aufbereitung der Daten für die Inhalte gewonnen werden.

Die Idee des Kennzahlenschemas zeigt das Beispiel in Abb. 4.1. Von rechts nach links gelesen werden Inputdaten zu einer ersten Kennzahl verbunden, also

z. B. Rabatte, Boni, Skonti von den Erlösen abgezogen. Das Ergebnis ist eine erste Kennzahl, hier Σ Umsatz. Von dieser ersten Kennzahl wird eine zweite, hier Σ variable Kosten, subtrahiert. Das Resultat ist ein Kombinat, also eine Kennzahl auf der nächst höheren Ebene, die Σ Deckungsbeiträge aller Aufträge und so fort.

Nun werden auch zwei Aspekte deutlich:

1. Fehlt eine einzige Inputgröße (rechts), könnte das Schema nicht berechnet werden.

2. Die Beschreibung der einzelnen Daten ist von entscheidender Bedeutung. Haben z. B. Inputgrößen einen nicht kongruenten Zeitbezug, werden also mal Quartals- und mal Monatswerte verwendet, ist das Ergebnis falsch.

Das Endergebnis (die Resultante) steht links, hier die Vertriebsperformance. Sie könnte dem Vertriebsleiter als Führungsinstrument dienen.

Abb. 4.1 Exemplarisches Kennzahlenschema zur Vertriebssteuerung

Die Verbindung von Kennzahlenkatalog und Kennzahlenschema

Aufgabe des Vertriebscontrollings ist es unter anderem, der Vertriebsleitung für deren Führungsaufgabe die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Für jeden Aufgabenbereich werden diese sowohl aus einem Katalog von Kennzahlen als auch aus deren teilweisen Verknüpfung in Form von Schemata sein. Abbildung 4.2 zeigt exemplarisch ein solches Konglomerat (hier: nach Reichmann). Auf den ersten Blick erscheint es komplex, doch letztlich wird sich jedes Vertriebscontrolling einen solchen Katalog von mehr oder weniger miteinander verwobenen Kennzahlen zulegen müssen, um die regelmäßigen Aufgaben der Planung, Steuerung, Koordination und Kontrolle des Vertriebs abarbeiten zu können. Erst durch die Entwicklung vergleichbarer, quantitativer und somit reproduzierbarer Aussagesysteme werden Vertriebe kalkulier- und steuerbar. Kennzahlensysteme sind der Schlüssel dazu und ihre vermeintliche Komplexität löst sich schnell auf, denn der Vertriebscontroller wird sich rasch in seinem Gebiet auskennen und seine Kunden, also die Adressaten und Nutzer der Kennzahlen, sehen in der Regel nur jenen Ausschnitt, der sie interessiert oder werden mit Kennzahlen erst dann konfrontiert, wenn ein vorher festgelegter Schwellwert überoder unterschritten wird.

Abb. 4.2 Kennzahlensystem nach Reichmann, gekürzte Darstellung

 
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