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2.9.3 Durchgängiges Datenmanagement im Produktlebenszyklus

Zum Re-engineering seines PLM-Prozesses nutzte Shell „Lean Six Sigma“-Methoden. Über einen Zeitraum von zwei Jahren wurden sechs Projekte durchgeführt:

• Verbesserung der Systemunterstützung des PLM-Prozesses

• Definition „globaler“ und „lokaler“ Geschäftsregeln zur Steuerung des Produktanlageprozesses

• Entwicklung eines Werkzeugs zur automatischen Belegung von Feldern („Auto Population“) bei der Produktanlage

• Einführung einer SAP-Stammdatenlösung

• Einführung eines Workflow-Managementsystems für die Produktanlage

• Reduktion manueller Tätigkeiten im Produktanlageprozess

Die sechs Projekte standen zwar unter einer gemeinsamen Steuerung. Jedoch musste jedes einzelne Projekt für sich wirtschaftlich sein. Shell nutzte den sogenannten DMAIC-Ansatz, um einerseits die Wirtschaftlichkeit zu Projektbeginn zu bestimmen und um andererseits den Nutzenbeitrag der implementierten Lösung für das Unternehmen zu überwachen. Im Kern des neuen Datenmanagements für den PLM-Prozess stehen die Geschäftsregeln. Sie erleichtern die Erfassung von Produktstammdaten durch sogenannte „Smart Request Forms“, steuern die Vorbelegung von Feldern sowie den gesamten Workflow über verschiedene Rollen im Erfassungsprozess.

Abbildung 2.48 zeigt illustrativ die Funktion des Smart Request Form.

2.9.4 Herausforderungen bei der Umsetzung

Eine Herausforderung resultierte aus der Komplexität des Unternehmens. Shell operiert in mehr als 70 Ländern weltweit, was die Identifikation derjenigen Geschäftsregeln er-

Abb. 2.48 Smart Request Form bei Shell. (Tan 2013, S. 11)

schwerte, die den Anlageprozess für Produktdaten steuern. Zusätzlich sind unterschiedliche Rollen im Anlageprozess involviert. Beispiele für Rollen sind Produktmanager, Data Owner und Datenadministratoren. Zudem war der Anlageprozess auf eine Vielzahl verschiedener Applikationssysteme verteilt.

Darüber hinaus war im Projekt die Expertise nicht immer verfügbar, die zum Entwurf der Benutzerschnittstelle und der Funktion des Smart Request Form erforderlich war. Anfangs war lediglich ein einziger Datenanalyst in Teilzeit mit dem Entwurf des Werkzeugs betraut. Kompetenzen für Prozessanalyse, Workflow-Design und Schulung der Anwender waren kaum vorhanden. Die Mitarbeiter des PLM-Prozesses und Mitglieder des Datenteams eigneten sich die nötigen Fähigkeiten selbst an, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.

Das Projekt war nicht mit dem Budget ausgestattet, wie es typischerweise für Workflow-Implementierungen bei Shell der Fall ist. Die Budgetrestriktion zwang das Projektteam, sich auf die wesentlichsten Funktionalitäten zu beschränken.

Eine weitere Herausforderung entstand durch den temporären Parallelbetrieb der herkömmlichen und der neuen Lösung mit dem Smart Request Form. Insgesamt mussten mehr als 200 Anwender für das neue System geschult werden.

Schließlich musste das Projektteam das interne Governance and Audit – Team davon überzeugen, dass der neue Prozess nicht gegen behördliche, gesetzliche oder anderweitige Vorgaben und Regeln verstieß.

 
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