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4.3.2. Handlungsplan

Bei der eigentlichen Konzepterstellung müsste an dieser Stelle ein konkreter zeitlicher Ablaufplan der Maßnahmen aufgestellt werden, der zudem Angaben über den Einsatz der finanziellen und personellen Ressourcen enthalten sollte. Da es sich bei dem vorliegenden erarbeiteten Kommunikationskonzept nur um ein Modell handelt, kann lediglich der zeitliche Rahmen für die vorgeschlagenen Maßnahmen umrissen und einzelne spezifische Aufgaben dargestellt werden. Genaue Angaben sind hingegen erst möglich, wenn konkrete Maßnahmen ausgearbeitet und die Zuständigkeiten sowohl personell als auch finanziell geklärt worden sind sowie eine Einigung auf konkrete Maßnahmen erfolgt ist. Das vorliegende Konzeptionsmodell kann dabei nur als Anregung und Impulsgeber dienen.

Als zeitlicher Rahmen wird die Phase bis zum Abschluss des Ausbaus des EA der 2. Generation (geplant bis Ende 2014) vorgeschlagen, weil zum einen das mediale Interesse aufgrund der Angebotsoptimierung genutzt und zum anderen die Bekanntmachung in den europäischen Kontext eingebettet werden könnte. Zudem bietet dies Raum, mögliche Erweiterungen des Aufgabenportfolios und Optimierungen in die Kommunikation mit aufzunehmen sowie genügend Zeit für die Erarbeitung eines Kommunikationskonzepts.

4.3.3. Erfolgskontrolle

Die Erfolgskontrolle nimmt in der Kommunikationsplanung einen hohen Stellenwert ein, da sie dazu dient, die Kommunikationsmaßnahmen auf ihre Effizienz hin zu überprüfen und ggf. zu justieren.

Entscheidend im vorliegenden Fall ist der Faktor der Aufmerksamkeitssteigerung bei den Dienstleistern für das EA-Angebot. Für eine Ergebniskontrolle sollten daher die Dienstleister befragt werden, um zu untersuchen, ob die Bekanntheit sowie das Wissen um das Angebot gestiegen sind. Dafür wird allerdings als Vergleichsgröße eine Befragung der Zielgruppe vor Beginn der Bekanntmachung benötigt.

Eine weitere Komponente ist die Prüfung der Fallzahlen von Informationsanfragen und Verfahrensabwicklungen durch ausländische Dienstleister und ob diese im Vergleich zur Nutzung der etablierten Verwaltungsstrukturen nach Beginn der Bekanntmachung gesteigert werden konnten. Wichtig für die Erfolgskontrolle ist jedoch, dass relevante Faktoren geprüft und ausgewertet werden. So sollten nicht nur die reinen Fallzahlen erhoben werden, sondern auch Daten bezüglich Herkunft, Dienstleistungsbranche und im Idealfall auch, woher die Dienstleister vom Angebot des EA erfahren haben.

Außerdem sollte auch eine beständige Einsatzkontrolle stattfinden, bei der die eingesetzten Kommunikationsmittel regelmäßig auf ihre Wirkung in Bezug auf die Erreichbarkeit der Zielgruppe und die Erreichung der Kommunikationsziele zu überprüfen sind.

4.4. Zwischenergebnis

Das vorliegende Kapitel sollte exemplarisch aufzeigen, wie ein Kommunikationskonzept zur Bekanntmachung des EAs inhaltlich ausgestaltet werden könnte, damit die sich aus der Kommunikationsnotwendigkeit ergebenen Mindestanforderungen erfüllt werden. Die Auseinandersetzung mit der externen Bekanntmachung des EA hat dabei aufgezeigt, dass die durchgeführten Kommunikationsmaßnahmen bisher nur unzureichend auf die ausländischen Dienstleister ausgerichtet sind und bislang nur ein unzureichendes Bewusstsein für eine dahingehende Kommunikationsnotwendigkeit besteht. Hauptaufgabe für die interne Bekanntmachung muss sein, die Notwendigkeit einer Ausrichtung auf die ausländischen Dienstleister zu kommunizieren und entsprechende Maßnahmen in Hinblick auf eine externe Bekanntmachung zu treffen.

Abbildung 2: Kommunikationskonzeptmodell for Bekanntmachung des EA

 
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